Ответ: не ограничиваться сбором документов при заключении договора а наладить работу по фиксации по всему процессу исполнения договора.
Налоговая служба продолжает высказывать претензии организациям и снимать вычеты по НДС за не проявление должной осмотрительности.
Опыт работы показывает, что в большей степени успехи проверяющих обеспечены отсутствием взаимодействия между службами организации-налогоплательщика.
Договорной отдел, юристы собирают досье на стадии заключения договора — но на этом как правило все и заканчивается.
Еще раз хотим напомнить, что защита клиента бывает эффективной только в том случае, если процедура соблюдения должной осмотрительности будет состоять из 3 этапов:
- Заключение договора с подрядчиком. формирование досье – как правило все научились собирать материалы и уже эти документы не волнуют суды и проверяющих.
- Фиксация процесса выполнения работ: фото и видеофиксация, заполнение журналов общих работ, техники безопасности, списки работников. Согласование списка подрядчиков с Заказчиками (если такое требование в договоре содержится). Все материалы после окончания работы не выбрасываются, а присоединяются к досье, собранное при заключении договора. И кто то за это должен отвечать!!!
- Формирование закрывающих бухгалтерских документов и окончательное формирование досье – как правило в этом тоже нет больших проблем.
Все эти документы хранятся не менее 3-4 лет и при обращении проверяющих сразу предоставляются в ответ на требование ФНС.
Только такой комплексный подход и сквозное формирование документирование процесса выполнения работ от Договора до Акта выполненных работ может позволит минимизировать потери при проверке.
Сегодня скоро конец года и организации получат максимальное количество Решений о начале проверки. Еще есть время собрать всё, что формировалось по всей цепочке исполнения работ. Сформировать досье на подрядчиков не только силами бухгалтерии, а силами всех технических сотрудников организации.
От каждого сотрудника зависит – сможет руководство организации минимизировать потери или организация будет поставлена на грань выживания.